こんにちは、KCC（企業調査センター）です。
KCCでは企業のトラブルを未然に防ぐバックグラウンド調査からトラブル発生後の原因調査まで、企業の成長をサポートするために幅広いサービスを提供しています。
ところで皆さんは「リファレンスチェック」を知っていますか？
リファレンスチェックとは一言で言うと、
“応募者の職務経験における能力や評価などを「照会」するもの”で、照会先としては応募者の前職の上司や同僚などの第三者になります。
近年の企業の採用活動では積極的にリファレンスチェックが行われ、採用プロセスの一環として必須のものだと認識している採用担当者様も多いようです。そこで今回はこのリファレンスチェックについて、具体的な手法やメリットなどをお話したいと思います。
リファレンスチェックとは？
リファレンスチェックとは企業が中途採用を行う際に、応募者の前職での能力・評価・信頼性などを第三者に問い合わせることを言います。応募者の同意を得たうえで、応募者をよく知る前職の上司・同僚・部下あるいは取引先などから情報を収集します。
「リファレンスチェックって意味があるの？」と疑問に思う採用担当者様もいらっしゃるかもしれません。
確かにリファレンスチェックではあらかじめ了承を得た元上司や元同僚に準備された質問を行うというのが一般的な方法なので、引き出される情報も想定内に終わってしまう可能性もあります。
しかしKCCのリファレンスチェックは人の本音を引き出すことにかけてはプロの調査員が質問を行うので、用意された回答や表面的な受け答えでは通用しないようになっています。巧みな質問技術で言うつもりのなかったことまで引き出され、応募者の真の姿を知ることができます。
調査員はお話を伺う推薦者と初対面になるわけですが、まずは双方の信頼関係の構築に努めます。推薦者の発言が絶対に漏洩しないこと、事実を伝えることが本人のためになることなどを伝え、ネガティブ要素などもお話できるような安心安全な場づくりを心がけます。
入念な事前調査でリファレンスチェックの精度を上げる
調査精度を上げるために私たちは事前調査にも力を入れています。リファレンスチェックにかける時間は質問者一人当たり20～30分ですが、その限られた時間内で最大限に情報を引き出すためには的確な質問を用意しておかなくてはなりません。事前調査では応募者のネット情報（SNSの投稿など）から行動や発言を集め、リスクに繋がるような要素を発見した場合にはその確認も含めた核心を突いた質問ができるように準備しておきます。
また、我々KCCの場合ですと、予め用意しておいた質問を事前に推薦者に共有しておき、リファレンスチェックの際にはあえて違う質問をぶつけることもします。
というのも、推薦者も推薦人として選ばれたからこそ何かしら役に立たなければいけないという使命感や責任感に駆られて、実際に面接を受けている採用候補者をより良く見せようと擁護に回るケースがあり、事前に回答を用意していたり、つじつま合わせの回答をしてしまうケースがあるのです。
そういったことを防ぐためにも、あえてイレギュラーな質問をぶつけてみることで、
「エピソードのつじつまが崩れていないか」
「採用候補者と推薦者の話している認識と事実は一緒か」
などといった、クライアント様が懸念される、採用候補者と推薦者の陰湿な結託を防ぐことができます。
不正を見抜くための施策も入れつつ、採用候補者の能力を知るための質問をうまく組み合わせて、本当のリファレンスチェック調査となるのです。
リファレンスチェックを実施するメリットとは？
リファレンスチェック実施のメリットとしては、採用後のミスマッチを防ぐことにあります。
ミスマッチには2種類あり、一つはポジションのミスマッチです。例えば職務経歴書に記載されていた前職における役職や実績などをふまえて、採用後も同じようなポジションに配属した場合「え、こんなこともできないの？」となることがあります。
応募者は求職活動時には採用されたい一心で、ついつい実績を誇張して記載してしまうものです。そして採用後に「こんなに実績があるのだったら、これくらいのことはできるだろう」と企業は前職同様のパフォーマンスを期待するのですが、実際にやらせてみたらそうでもなかったとなってしまうのです。
そしてもう一つは、キャラクターのマッチです。応募者の性格や傾向からどんな上司についたら、あるいはどんなチームに入れたら良いパフォーマンスが引き出されるか、おおよその検討がつくものです。
しかしそこを見誤ってしまうと能力を発揮できないどころかトラブルさえ引き起こしてしまうこと考えられます。
このミスマッチは採用側にとっては致命的です。応募者を正しく知ることなく採用をしてしまうと、その後の企業活動に影響を及ぼしてしまうかもしれません。
そこで、応募者目線で語られた応募者像（履歴書・職務経歴書）にプラスして、第三者が切り取る応募者像を得るためにリファレンスチェックをするのです。応募者を切り取る視点が増えることは、採用後のマネジメントを考える上でも大きな手がかりになりそうです。
リファレンスチェックは誰に依頼するか？
リファレンスチェックにおけるリファレンスの依頼先としては、応募者の前職における上司・同僚・部下などの他に取引先の担当者などがあります。実際に応募者と仕事を共にし、人となりをよく知っている身近な存在の人が選ばれます。
そして彼ら（推薦者）を指名するのは採用をする企業ではなく応募者自身になります。応募者の長所を熟知し、自分を立てて推薦してくれる最適な人選を応募者自身が行うので、引き出される情報は概ねポジティブなものになることが多いのが特徴でもあります。
リファレンスチェックとバックグラウンド調査の違いは？
リファレンスチェックが応募者の“仕事まわり全般”を調べるものだとしたら、バックグラウンド調査は応募者の“仕事も含めたその人の全てを”調べるものともいえます。
どちらも第三者から情報を聞き出すという点では共通していますが、リファレンスチェックの場合は決められた人に準備された質問をするのに対し、バックグラウンド調査では任意の第三者に不意に質問をするので、より本音に近い率直な意見を引き出すことができます。
リファレンスチェックだけでもわかることもたくさんありますが、バックグラウンド調査に含まれる他の項目と併せて多角的にアプローチした方が確実な情報を得ることができます。
そして、どちらを行うにしても応募者から同意書をとることが必要になってきます。
2005年より個人情報保護法によって、本人の同意なしで個人情報を提供することは禁止されています。そのためリファレンスチェックを行う際には本人の合意のもと行うという旨を記載した同意書を取る必要があります。
応募者から同意書をとるのは企業になりますので、抵抗を感じる採用担当者様もいらっしゃるかもしれません。
しかし、昨今ではリファレンスチェックを利用している企業が多いことから応募者の理解も広まっています。同意書を取る際には目的をしっかりと伝え、前向きな採用のためのプロセスの一環だということを強調するのが良いでしょう。
業者選びがリファレンスチェックの精度を左右する
リファレンスチェックの主流はWEB完結型？！
採用活動においてリファレンスチェックを取り入れている企業は多くあります。ひと昔前までは外資系企業や金融業・保険業に限定されていた印象ですが、ここ数年で業種に関係なく大企業から中小企業まで、広くリファレンスチェックが取り入れられるようになってきました。それに伴いリファレンスチェックを行う業者の数も増えていますが、サービス内容は千差万別で、正しく選ばないと効果を得られないこともあり慎重な見極めが必要です。
リファレンスチェックというと調査員が推薦者の会社に出向いて、顔を付き合わせて話を聞くというイメージを持つかもしれませんが、実際にそのようなスタイルで行っているところはほとんどありません。コロナ禍によって非対面・非接触が推奨されている影響も少しはあるのですが、今の主流は質問や回答が全てWEB上で行われる「WEB完結型」になっています。WEB完結型にも質問自動生成機能による質疑応答形式やアンケート形式など様々なやり方がありますが、いずれにしても手軽さとスピードを重視しているので、多くの人材を一度にチェックしたい企業などにはWEB完結型が向いているようです。少数派として対面取材型や電話取材型などでリファレンスチェックを行う業者もありますが、このような直接対話によるリファレンスチェックは調査員による高度なスキルが必要になります。そして、対面取材型や電話取材型は調査のノウハウや実績のある業者ではないと効果を得ることができないので新規参入が難しいとされています。
効率的で安価なWEB完結型。でもそのリスクは？
リファレンスチェックの主流となっているWEB完結型ですが、手軽さとスピードとは引き換えにリスクがあることも忘れてはなりません。
まず考えられるのが、なりすましのリスクです。WEB完結型はオンライン上で全てのやりとりが行われるので、極端な話、本人以外の誰かが対応していてもわかることはありません。もちろん、なりすましのリスクを想定して画像認証確認や回答制限など偽装対策を行っているところもありますが、それでもやはり十分とは言えません。何らかの事情があって推薦者を立てることができない応募者に限っては、精巧な手口を使ってなりすましを行う可能性もあると知っておくことも大切です。
また、質問に対して事実とは異なる回答をすることもできます。WEB完結型は調査員と推薦者が直接対話をするわけではないので、言いにくいことを引き出すようなテクニックも感情の機微を拾うようなこともオンライン上ではありません。オンラインという閉じた環境の中では、推薦者は質問に対しておあつらえ向きの回答をすることもできます。つまり、WEB完結型では、当たり障りのない回答が得られるどころか、事実とは異なる回答を得てしまうかもしれないということです。
企業調査センターは、調査員による電話取材型（直接対話）が基本です
私たち企業調査センターは、一貫して電話取材型のリファレンスチェックを行っています。
なぜなら私たちの最大の武器である「質問力」が、否応なく発揮される場面が電話取材にあると考えているからです。
リファレンスチェックでは、あらかじめ了承を得た元上司や元同僚に準備された質問を行うというのが一般的な方法なので、引き出される情報も想定内に終わってしまう可能性もあります。しかし、ここが調査員の腕の見せ所でもあります。優れた調査員であれば、用意された回答や表面的な受け答えでは通用しないような質問を投げかけ、言うつもりのなかったことまで引き出され、応募者の真の姿を知ることができます。これがWEB完結型であれば、このような臨機応変な対応はできません。人による人の調査―このスタイルをこれからも続けることによって私たちは応募者の真実の姿を導き出します。
リファレンスチェックならKCC（企業調査センター）へ
リファレンスチェックを導入する企業は年々増えていますが、それに伴いリファレンスチェックを業務としている会社も増えてきているのが現状です。私たちKCCは調査会社として20年の実績があります。調査能力、調査手法、精度、スピード、どれをとっても他社とは比べものにならないほど高いレベルとなっております。
特にレポートには定評があり、KCCの調査レポートは得られた情報をただ無味乾燥に列挙するのではなく、そこにプロとしての見解を盛り込み調査で得られた感覚的な部分も含めて言語化してお伝えするようにしています。具体的な内容としては「総評」「懸念事項」「判定」の他に面接対策としての質問例、入社後の対策としてマネジメントに生かせる応募者の性格や傾向までも記載しています。
面接対策としては調査レポートの内容の中に「最終面接で応募者に確認すべき質問」「聞き方のポイント」など、お客様が最終判断を下す際に参考になる要素を増やすお手伝いをします。入社後の対策としては、性格や傾向を踏まえての入社後のマネジメント方法について、本人との接し方や能力の伸ばし方などを具体的に助言しています。
採用するか否かを決定するのはあくまで企業様になりますが、私たちは感覚を研ぎ澄ましてどんな些細な情報でも、お伝えできることは全てお伝えするようにしています。
採用活動は一時ですが、採用後の付き合いは長く続きます。採用後のミスマッチをなくすためにも、是非KCCのリファレンスチェックを取り入れてみてはいかがでしょうか。
