こんにちは、KCC(企業調査センター)です。 KCCでは企業の人的トラブルを未然に防ぐリファレンスチェックやバックグラウンドチェックからトラブル発生後の原因調査まで、企業の成長をサポートするための幅広いサービスを提供しています。

近年、採用活動においてリファレンスチェックを行う企業は増えてきましたが、それに伴い実施時のトラブルも聞かれるようになっています。本来、採用後のリスクを回避するためのリファレンスチェックであるのもかかわらず、実施に当たってトラブルが起こってしまうのは本末転倒です。

そこで今回は、意外と知られていないリファレンスチェック実施時のトラブルと、回避するための効果的な方法についてお話しさせていただきたいと思います。

リファレンスチェックとは


リファレンスチェックとは企業が中途採用を行う際に、応募者の前職での能力・評価・信頼性などを第三者に問い合わせることを言います。応募者の同意を得たうえで、応募者をよく知る前職の上司・同僚・部下あるいは取引先などから情報を収集します。
リファレンスチェックでフォーカスする部分は職歴に関することなので、交友関係やお金まわりなどプライベートに関することは基本的に質問の対象外となります。

リファレンスチェックの手順としては、まず調査対象である候補者の同意を得るところから始めます。リファレンスチェックなどの雇用調査は広く知られるようになりましたが、いざ自分がその対象者となると多少なりとも抵抗を感じてしまう人は多いようです。
そこで企業としては、候補者にリファレンスチェックの同意を得る際に
・採用前にリファレンスチェックが必要だということを納得感のある話として伝える
・リファレンスチェックは調査目的ではなく、あくまで“確認”としての意味が強いことを伝える
この2点を心がけることが重要です。

リファレンスチェックに伴うリスクとは?よくある失敗とは?


採用後のリスクを回避するためのリファレンスチェックではありますが、リファレンスチェック自体にリスクを内包しているのも事実です。

まず考えられるのは、リファレンスチェックの実施を候補者に告知することによって、信頼関係が損なわれるというリスクです。リファレンスチェックは前職における実績を“確認”するために行われるものですが、候補者によっては“疑われている”と感じてしまうこともあります。順調に進んでいた採用プロセスの最後の段階になって、「リファレンスチェックを実施します」と告知され、応募を辞退するという候補者も少なからずいるということです。

他には、リファレンスチェックを依頼した推薦者が協力的とは限らないというリスクです。推薦者に対しては事前にリファレンスチェックの主旨を伝えているにも関わらず、いざ質問をすると「お答えできません」と協力を渋るケースもあります。そのような場合には、調査員のスキルで話を引き出すことも可能ですが、今多くの業者が採択しているWEB完結型などでは回答を促すことも導くこともできません。リファレンスチェックは実施のハードルが低い一方で、入念な事前対策も必要かもしれません。

リファレンスチェックのリスクを回避する同意書


前項で述べたようなリファレンスチェックのリスクを回避するためには、事前にしっかりとした同意書を交わすことが不可欠です。リファレンスチェックの同意書は、一般的には依頼者(企業)と候補者の間で交わしますが、依頼者と推薦者の間でも交わすことがリスクを回避する上で重要になってきます。
同意書にはリファレンスチェックの目的や用途だけではなく、個人情報保護法の観点から得られた情報についても慎重に扱うことなどを約束し、候補者や推薦者を安心・納得させます。そして、同意書作成においては弁護士などのプロに依頼をするか、自社で作成する場合には少なくともリーガルチェックだけでもお願いすることをおすすめします。

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リファレンスチェックの需要は今後ますます増えてくることが予想されます。人材の流動性が高い昨今の社会情勢においては、企業が新しく社員を迎え入れることが日常となり、採用にかける時間や労力を十分に確保できなくなってくるでしょう。
採用候補者について深く知るには、第三者の視点も必要です。企業調査センターは採用後のミスマッチを回避するために、リファレンスチェックやバックグラウンドチェックなどで候補者の真実を探ります。採用候補者についてのお悩みは、私たち企業調査センターにご相談下さい。