こんにちは。リファレンスチェック年間5000件以上の調査実績を誇る企業情報センター(KCC)です。今回は、リファレンスチェックの具体的な流れと「人材を見分けるために有効な質問」についてご紹介します。

リファレンスチェックの流れ

近年、企業が中途採用の際にリファレンスチェックを実施することが当たり前になってきました。リファレンスチェックとは、応募者の前職での能力・評価・信頼性などを第三者に問い合わせることです。応募者の同意を得たうえで、応募者をよく知る前職の上司・同僚・部下あるいは取引先などから情報を収集します。

リファレンスチェックの具体的な流れは以下のとおりです。

ヒアリング

弊社(企業情報センター:以下KCC)のリファレンスチェックの概要をご説明した上で、案件のヒアリングを実施します。

ご契約

調査対象人数、調査期間、費用などを含めて具体的な流れをご説明いたします。また、応募者が推薦人(リファレンスチェックのヒアリング対象者)を記載するフォーマットに併せて調査に係る同意書(応募者が署名)をお渡しします。

電話による実地調査

応募者の元上司・元同僚に電話にて問い合わせをします。調査時間は、一人当たり20分から30分程度です。KCCのリファレンスチェックは原則として電話で実施しています。なぜならば、インターネットで完結する調査よりも信憑性が格段に高くなるからです。

報告及び納品

リファレンスチェック終了後には調査レポートを作成します。KCCの調査レポートは得られた情報をただ無味乾燥に列挙するのではなく、プロとしての見解を盛り込み調査で得られた感覚的な部分も含めてお伝えするものです。「総評」「懸念事項」「判定」の他に面接対策としての質問例、入社後に生かせる応募者の性格・傾向などを記載します。

優秀な人材を見分けるための質問とは?


リファレンスチェックは、応募者本人が指名した元上司や元同僚に準備された質問を投げかけるのが一般的なので「信憑性に欠けるのでは?」と言われることもあります。ですが、KCCのリファレンスチェックは、人の本音を引き出すことにかけてはプロの調査員が質問を行います。予め準備した回答や表面的な受け答えは通用しないような仕組みとなっているのです。

応募者が「優秀な人材であるのか?」それとも「採用リスクの高い人材なのか?」を見極めるために有用な質問をいくつか例示しましょう。

質問例① 困難を乗り越えたエピソードはありますか?

優秀な人材は必ず前職で何らかの困難を乗り越えているはずです。本人の元上司・元同僚が「〇〇さんがいたからあのトラブルは解決できた」「会社の危機を救った」「個人的に助けてもらえた」など具体的なエピソードを聞き出すことができれば、人物評価の裏付けとなり得ます。

質問例② 業績が良かった理由はなんだと思いますか?

営業職採用の際に効果的な質問ですが、「お客様と親しくなるのが上手だった」「プレゼンテーション能力が際立っていた」など応募者の具体的な能力を知ることができます。事例としては少数ですが「裏技」で業績を上げているのでは?と囁かれているネガティブなケースに出くわすこともあります。いずれにしても、具体的なお話を引き出せる質問といえるでしょう。

質問例③ 上司・先輩社員として厳しさを感じたことを教えてください

現在は同じ職場にいないものの、元上司・元先輩社員に対してネガティブなコメントはしづらいものです。
ましてや、本人からリファレンスチェックのヒアリング対象者に任命された関係の下です。しかし、人間だれしも長所と短所は紙一重。良い面を引き出してから、1つだけ「厳しかった点」を聞き出すことで、応募者の性格の断片を見つけることができます。たとえば「目標設定が高すぎた」「要求が強すぎた」などのネガティブな回答もあれば「厳しく指導いただくこともあったが、必ずフォローをしてくれた」など部下や後輩の面倒見の良さを垣間見ることもあります。

初めて会った時の印象を覚えていますか?

企業がリファレンスチェックを実施する一番の理由は「面接の印象と入社後の姿にギャップがある」ことです。
第一印象が良くとも、一緒に仕事を進めてみると次々に問題が発生する人もいます。この質問に対する回答は十人十色。たとえば、「最初は冷たさを感じたものの、実際には単なる人見知りで非常に責任感の強い人だった」というようなポジティブなコメントも出てきます。つまり、過去の職場における「変化」を参考にしながら、採用後の「変化」を推測することができるのです。

調査員は、推薦者の発言が絶対に本人や外部に漏洩しないこと、事実を伝えることが本人のためになることなどをお伝えし、できるだけネガティブな要素もお話いただけるように努めています。

リファレンスチェックの評価をどう受け止めれば良いのか

リファレンスチェックの回答者(応募者が指定した前職の上司・同僚)は、ほぼ協力的です。また、調査を通じてポジティブ材料(良い裏付け)を得ることも多々あります。
しかし、残念ながら全体の3割から4割程度は「懸念事項」が露呈してしまいます。「評価の受け止め方」について迷う経営者や採用担当者の方は少なくありませんが、概ね客観的な事実として採否判断の材料とされています。

KCCのリファレンスチェックは、依頼日から中二日間で調査を完了します。私たちは20年の間に培われた調査能力において、限られた時間の中でヒヤリング対象者(応募者本人が指定した推薦者)の心を開き、効率よく情報を引き出すことができます。

リファレンスチェックの所要時間は、質問者一人当たり20~30分です。限られた時間で有用な情報を引き出すためには「的確な質問」の準備が不可欠です。
事前調査では応募者のネット情報(SNSの投稿など)から言動を集め、リスクに繋がる要素を発見した場合はその確認も含めた核心を突いた質問ができるように準備します。早くて確実な調査レポートは企業の採用活動において大きな手助けになることでしょう。
採用するか否かを決定するのはあくまで企業様ですが、私たちはプロフェッショナルとしての感覚を研ぎ澄まし、どんな些細な情報でも全てお伝えするように心がけています。