問題社員を追い込むのではなく改善させるためには何が必要？
問題行動をやみくもに叱るのではなく、根本的な原因に目を向けて改善を促す姿勢が重要です。
信頼関係を築くことが前提になる
問題社員と良好な関係を築くことが、改善への第一歩です。 社員がミスをしたときに、上司に相談しやすい環境があれば、早期の対応が可能になります。 そのためには、日頃から一人ひとりと向き合い、普段の雑談や小さな声かけを大切にする必要があります。 信頼関係があればこそ、フィードバックも相手の心に届きやすくなるのです。問題行動の背景や原因を理解する姿勢が求められる
表面的な問題だけで判断せず、なぜそのような行動をとったのかを理解しようとする姿勢が必要です。 たとえば、遅刻が多い社員には家庭の事情や健康上の問題があるかもしれません。 また、ミスが多い社員が実は業務内容を十分に理解していなかったというケースもあります。 背景を知ることで、根本的な支援が可能となります。感情ではなく事実に基づいて対応することが重要になる
「なんでそんなこともできないんだ！」という感情的な叱責は、相手のやる気を大きく損ねてしまいます。 感情ではなく、事実に基づいて冷静に伝えることが大切です。 「この書類で3カ所誤字があったよ。確認作業を強化しよう」と具体的に伝えることで、相手も納得しやすくなります。 また、事実をもとに話すことで、トラブル回避にもつながります。追い込まずに改善へ導くための考え方と問題社員への向き合い方
問題社員を責めるのではなく、改善へと導くには、相手を一人の成長過程にある人材として捉える姿勢が必要です。社員の成長を信じて対話を重ねるスタンスが必要になる
誰しも失敗することはありますが、失敗から学び成長できるのが人間です。 問題があったとしても、「この人は成長できる」と信じて対話を続ける姿勢が重要です。 信頼があると、相手も「自分を見捨てていない」と感じ、変わるきっかけになります。 焦らず、根気強く接することがポイントです。相手を否定せず、行動と結果に着目して伝えることが大切になる
「あなたはダメだ」と言ってしまうと、相手は防御的になってしまいます。 人格を否定せず、具体的な行動とその結果にフォーカスして伝えるようにしましょう。 たとえば、「このレポートの提出が遅れると、他のメンバーの作業に影響が出るから、次回からは期日に注意してほしい」といった伝え方が効果的です。 相手の行動を変えるためには、納得感のある説明が欠かせません。「怒る」ではなく「伝える」を意識する必要がある
怒りに任せて話すと、伝えるべき内容が相手に届かなくなります。 冷静に、落ち着いたトーンで「伝える」ことを意識しましょう。 「あなたの行動がどう影響しているか」「どんな期待をしているか」を明確に伝えることで、相手も改善点に気づきやすくなります。 伝える力は、マネジメントにおいて非常に重要なスキルです。短期的な成果より長期的な改善を重視する姿勢が求められる
すぐに変わらないからといって諦めてしまっては、本当の改善は望めません。 短期的な成果に一喜一憂せず、長期的な成長を見据えた支援が必要です。 繰り返し指導し、成功体験を積ませることで、徐々に変化が見られるようになります。 焦らず、継続的に関わることが大切です。面談を始める前に：問題社員を改善させるための準備ステップ
面談を成功させるには、事前準備が非常に重要です。以下のステップを参考にして、冷静で効果的な面談の土台を作りましょう。該当社員の行動事実と状況を記録しておく
感情的な判断を避けるためにも、社員の行動記録を整理しておくことが基本です。 遅刻の頻度、ミスの内容、指導歴など、日付とともに記録しておきましょう。 これにより、面談時に具体的な例をもとに話すことができます。 事実を示すことで、社員にも納得感を持ってもらえる可能性が高まります。他の社員への影響や職場環境も客観的に整理しておく
問題社員の行動が、チームや職場全体にどのような影響を与えているかも把握しておく必要があります。 「〇〇さんの遅刻で、朝の会議がスムーズに進まない」といった具体例を挙げられると、相手にも理解されやすくなります。 ただし、同僚を責めるような表現は避け、冷静に事実を述べることがポイントです。 職場全体の視点で伝えることが、本人の気づきにつながります。改善してほしいポイントを具体的に洗い出す
漠然と「問題がある」と伝えるのではなく、どの行動をどう変えてほしいのかを明確にする必要があります。 たとえば「報連相が少ない」という場合、「1日1回は業務の進捗を共有してほしい」と具体的な要望に落とし込むことが重要です。 行動の基準が明確でないと、社員側もどう改善していいかわからず、結果的に変化が見られないことになります。 改善ポイントをリストアップして整理しておきましょう。面談のゴールを明確に設定しておく
面談に臨む前に、「この面談でどんな変化を期待するのか」「どんな結論に至ればよいのか」を明確にしておくことが大切です。 目的のない面談は、単なる指摘や雑談に終わってしまう可能性があります。 「まずは遅刻を減らすための原因を聞き出し、改善策を話し合う」といったゴールがあることで、話の軸がぶれません。 このようにゴールを持つことで、面談全体に目的意識が生まれます。感情的な発言をしないよう事前に冷静な状態を整えておく
問題社員との面談では、つい感情的になってしまうこともありますが、それは逆効果です。 面談前には自分自身の感情を整理し、冷静に話せる状態をつくっておくことが大切です。 深呼吸をする、話す内容をメモにまとめておくなど、自分なりの準備方法を持つと良いでしょう。 怒りや苛立ちが前面に出ると、相手も防衛的になり、話し合いの場が台無しになってしまいます。問題社員の行動を改善させるための面談ステップ【初回対応編】
初回の面談は、今後の信頼関係や改善の流れを決定づける重要な場面です。ここではその進め方を具体的に解説します。
面談の目的と方針を最初に伝える
最初に「なぜこの面談をするのか」「どういった話し合いをしたいのか」を明確に伝えることで、相手の警戒心を和らげられます。 「叱る場」ではなく、「改善に向けて一緒に考える場」であることを伝えると、相手も前向きな気持ちで話に臨みやすくなります。 「今日は〇〇の件について、今後どう改善できるかを一緒に考えるために時間をとりました」といった言い方が効果的です。 面談の雰囲気を最初に整えることが、成功のカギとなります。事実ベースで具体的な問題行動を説明する
抽象的な表現ではなく、「〇月〇日にこういう行動があった」というように、具体的な事実をもとに話すことが重要です。 「最近態度が悪い」のような曖昧な表現ではなく、「ミーティング中に上司の発言を遮る場面があった」と具体的に伝えることで、本人も受け止めやすくなります。 事実に基づいた指摘は、トラブル回避にもつながり、改善にも効果的です。 感情を抑えて、冷静に伝えることを意識しましょう。本人の意見や状況を丁寧に聞き取る時間を取る
問題の本質を探るためには、相手の話をしっかりと聞く姿勢が大切です。 「どうしてこのような行動になったのか？」「本人はどう感じていたのか？」など、相手の立場や背景を理解するための質問を投げかけましょう。 ここで得た情報は、今後の改善策を考える上で非常に貴重なヒントになります。 一方的に話すのではなく、双方向の対話を意識しましょう。改善が必要な理由と会社側の期待を伝える
ただ指摘するだけではなく、なぜその改善が必要なのか、そして会社として何を期待しているのかを伝えることが重要です。 相手が「自分は必要とされている」と感じることが、改善のモチベーションにつながります。 「あなたが成長すれば、チームの成果も上がる。ぜひ期待している」といったポジティブな伝え方が効果的です。 厳しさと温かさのバランスを意識しましょう。初回は小さな改善目標を一緒に設定する
いきなり大きな変化を求めても、相手には負担になります。 「今週は3回以上報告・連絡をする」「次の会議には5分前に到着する」など、小さな目標を一緒に決めましょう。 達成可能な目標を設定することで、成功体験を積ませ、自信をつけることができます。 また、目標は共有し、記録として残しておくことも忘れずに行いましょう。追い込むのではなく根気強く改善へ導く継続的な面談ステップ
初回面談の後も、定期的にコミュニケーションを取ることで、継続的な改善を支援することが可能になります。定期的に進捗確認の時間を確保する
1回限りの面談ではなく、定期的な振り返りの場を設けましょう。 週1回、月2回など、無理のない頻度で進捗を確認し、変化や課題を共有します。 「前回決めたことは実行できたか」「何が難しかったか」など、具体的な話ができると良いでしょう。 面談の継続が、改善意識の定着につながります。小さな改善も認めてフィードバックを伝える
ほんの小さな変化でも見逃さず、すぐにフィードバックすることが大切です。 「朝のあいさつができていたね」「報連相の回数が増えているね」など、良い点を言葉で伝えましょう。 褒められることで、社員も「見てもらえている」と感じ、前向きな行動が増えていきます。 改善の芽を潰さないよう、ポジティブな関わりを意識しましょう。必要に応じて改善目標の見直しや柔軟な対応を行う
状況が変われば、目標の見直しも必要です。 無理のある目標では継続できないため、柔軟に対応していくことが信頼関係の構築にもつながります。 また、本人からの提案があれば、それを積極的に取り入れる姿勢も大切です。 対話をベースにしたマネジメントが求められます。本人が自ら改善点に気づける問いかけを意識する
「あなたはどう思う？」「次はどうしたい？」といった問いかけで、本人の内省を促しましょう。 自分で気づいた改善点のほうが、行動に移しやすい傾向があります。 上司が答えを押し付けるのではなく、考える機会を与えることが成長につながります。 問いの力を活用して、対話型の面談を心がけましょう。改善が進まない場合も対話を続ける姿勢を持つ
変化が見られないときでも、焦らず対話を続けることが重要です。 「どうしてできなかったのか」「何が難しかったのか」と原因を一緒に探る姿勢を見せましょう。 諦めずに関わり続けることが、相手の信頼を得るための最も効果的な方法の一つです。 継続的な関係づくりが、最終的な改善につながります。改善重視で使える問題社員との面談テンプレート例
実際の面談では、流れや話す内容をある程度テンプレート化しておくと、冷静に対応しやすくなります。 以下に、問題社員との面談に使える流れをステップごとに紹介します。冒頭：アイスブレイクと面談の目的共有
面談が始まると、社員は緊張していることが多いため、まずは軽い雑談や近況の共有などで場の雰囲気を和らげましょう。 その後、「今日は〇〇の件について話すための時間をとった」と面談の目的を簡潔に伝えます。 この一言で、相手が話の趣旨を理解し、安心して話に入ることができます。 余計な緊張感を避けるためにも、冒頭の雰囲気づくりは非常に重要です。中盤：問題行動の事実共有と本人の認識確認
具体的な事実に基づいて、どんな行動が問題となっているかを冷静に伝えます。 例：「〇月〇日の業務報告が未提出でした」「会議中にスマホを操作している様子が複数回ありました」など。 その後、「ご自身ではどう感じていますか？」と問いかけ、本人の考えや受け止め方を確認します。 相手の認識とのズレを把握することで、次のステップへの対応がしやすくなります。終盤：改善目標のすり合わせと次回面談日の決定
話し合いの中で出てきた課題に対して、具体的な改善目標を一緒に設定します。 目標は「実行可能な範囲」であることが重要です。 さらに、次回面談日をその場で決めておくことで、継続的な関わりが約束されます。 「次回は〇月〇日に10分だけ進捗を確認しましょう」といった具体的な設定を行いましょう。記録：面談内容は必ず簡潔に記録として残す
面談後は、話した内容、合意した改善策、次回の予定などを簡潔に記録に残しておきましょう。 社内でのトラブルを未然に防ぐ意味でも、記録を取ることはマネジメント上のリスク管理として必須です。 また、次回面談の際にその記録をもとに振り返ることで、一貫した対応が可能になります。 できれば面談後に、本人にも簡単に要点を共有しておくと良いでしょう。問題社員との面談で使える「追い込まずに改善させる」質問集
面談の質は、質問の質で決まると言っても過言ではありません。 相手が考え、内省し、改善意識を持つために効果的な質問を選びましょう。最近、業務で困っていることはある？
社員自身が感じている課題を知るための質問です。 業務上の困りごとが改善できれば、行動も自然と良くなることがあります。 「聞いてもらえた」と感じてもらうことも信頼関係を築く上で大切です。 問題社員と思われる人ほど、サポートを求めている場合があります。自分ではどんな点を改善したいと感じている？
自分の行動を客観視できるようになると、自然と行動にも変化が表れます。 「自分の口で改善点を言わせる」ことで、本人の納得度と意欲が高まります。 押しつけるのではなく、内省を促すスタンスが大切です。 答えづらい場合は、選択肢を提示してもよいでしょう。周囲からのフィードバックで印象に残っていることは？
他者の目を通した自分を意識するきっかけになります。 場合によっては、過去のネガティブな経験を聞くこともありますが、それを否定せず受け止める姿勢を持ちましょう。 フィードバックから学べるように導くことがポイントです。 「〇〇さんからこんな話があったけど、どう感じた？」と切り出すのも効果的です。どんなサポートがあれば業務しやすくなりそう？
支援体制の見直しや業務改善にもつながる質問です。 単に指導するだけでなく、環境面の課題にも目を向けることができます。 「人間関係」「業務量」「指示の受け方」など、具体的に聞くのも有効です。 改善の主導権を社員にもたせることが、モチベーション向上につながります。今回の行動がなぜ問題とされたかどう受け止めている？
行動の背景だけでなく、その影響をどう認識しているかを確認する質問です。 相手が事実や状況を正しく理解していない場合、丁寧に説明する必要があります。 「それがどうして問題なのか分からなかった」という場合もあるため、やさしく導く姿勢を心がけましょう。 改善には、理解と納得が前提になります。逆効果に注意！問題社員を追い込むリスクと避けたい対応例
誤った対応をすると、改善どころか状況を悪化させてしまう可能性があります。 以下に、特に避けるべきNG対応を紹介します。人格否定や感情的な叱責は信頼を失う原因になる
「なんでそんなこともできないんだ」「君は本当にダメだな」といった言葉は、相手の自尊心を深く傷つけます。 問題は行動にあるのであって、人格を攻撃するような表現は絶対に避けましょう。 信頼を失うと、改善どころか退職や反抗など別の問題を引き起こすリスクもあります。 常に冷静で建設的な対話を意識することが重要です。周囲の前で叱ると反発や孤立を招きやすい
人前で注意された社員は、恥をかいたと感じ、反発や萎縮につながります。 フィードバックは必ず個別に、プライベートな場で行うようにしましょう。 他の社員にも悪影響を与えかねないため、全体の雰囲気も悪くなります。 周囲に配慮した対応が、職場全体の信頼関係を保つ鍵です。面談で改善策を押し付けると自主性がなくなる
「こうしなさい」「これはダメ」と一方的に指示するだけでは、社員の内発的な動機づけを損なってしまいます。 改善策はできる限り本人の意見を取り入れ、共に考えるスタンスを持つことが大切です。 本人が「自分で決めた」と感じることで、責任感も高まります。 話し合いの場であることを忘れないようにしましょう。一度の失敗で評価を下すとモチベーションが下がる
「前も失敗したから今回もダメだろう」と過去の失敗だけで判断してしまうと、やる気が失われます。 人は何度でもやり直せる存在です。一度のミスで決めつけるのではなく、再チャレンジの機会を与えましょう。 失敗を成長の糧と捉える文化がある職場は、全体の活性化にもつながります。 長い目で見た支援が求められます。まとめ｜問題社員を追い込むのではなく改善させるための面談テンプレとステップ
問題社員の対応において最も重要なのは、「追い込む」ことではなく、「改善に導く」視点です。 信頼関係の構築、事実に基づくフィードバック、本人の意見を尊重する姿勢が基本となります。 初回面談から継続的なフォロー、適切な質問やテンプレートの活用を通じて、相手の行動と意識を少しずつ変えていくことが可能です。 社員一人ひとりの可能性を信じ、根気強く寄り添う姿勢こそが、組織を強くする原動力となります。 この記事で紹介したステップやテンプレートを活用して、実際の現場で前向きな改善につなげていきましょう。採用の失敗を無くすなら、企業調査センターにお任せください
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